Krok 1 – Wystąpienie o zgodę
Wystąpienie do właściwego prezesa sądu rejonowego o zgodę na powołanie komisji w celu
przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt egzekucyjnych.
W odpowiedzi prezes sądu winien przesłać zarządzenie o powołaniu komisji w celu przeprowadzenia
czynności związanych z niszczeniem akt.
Krok 2 – wytypowanie akt
Wytypowanie z akt spraw brakowanego rocznika kategorii „A” – dokumentacji archiwalnej
(niepodlegającej zniszczeniu) oraz kategorii „B” – dokumentacji niearchiwalnej (podlegającej
zniszczeniu).
W tym celu należy zgodnie z treścią § 6 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7
października 2011 roku w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych
urządzeń ewidencyjnych wytypować sprawy wskazane w paragrafie 6 rozporządzenia:
§ 6.
1). Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:
- o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;
- o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;
- o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;
- w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;
- uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:
- a) materiał zebrany w sprawie,
- b) występujące w sprawach osoby,
- c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,
- d) oddźwięk społeczny.
2). Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:
- akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;
- wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.
UWAGA! Cytowana treść rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od 17 kwietnia 2015 roku.
Brakowanie akt zakończonych w roku 2014 i wcześniej wymaga wytypowania akt kategorii „A”
zgodnie z wcześniejszym brzmieniem przepisu:
§ 6.
- Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:
- o egzekucję z nieruchomości;
- o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa;
- o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej;
- w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;
- uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:
- a) materiał zebrany w sprawie,
- b) występujące w sprawach osoby,
- c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,
- d) oddźwięk społeczny.
2. Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:
- akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego rodzaju egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, prawa z patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru zdobniczego, prawa z rejestracji znaku towarowego, prawa z rejestracji topografii układu scalonego oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;
- wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranego przez siebie tygodnia z każdego roku.
W celu sporządzenia spisów dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej przy pomocy Programu Komornik SQL należy wprowadzić w sprawach wytypowanych do kategorii „ A” odpowiednie oznaczenie archiwizacyjne. Oznaczenie kategorii archiwizacyjnej znajduje się w zakładce „INNE” po lewej stronie ekranu. W sprawach oznaczonych jako dokumentacja archiwalna „A” należy wprowadzić „A15” w Kategorii Akt.
Utworzenie list spraw dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej jest możliwe przy pomocy programu Komornik SQL w zakładce „Zestawienia” => „Spis zdawczo-odbiorczy”, Należy oznaczyć zakres archiwizacji, czyli skraje daty brakowanego rocznika oraz kategorię akt (A15 – archiwalne, B5 – niearchiwalne) i zapisać je w odrębnych plikach.
Na dzień sporządzenia instrukcji nagłówek spisu różni się od nagłówka narzuconego przez Archiwum
Państwowe i wymaga poprawek graficznych. Poprawny wzór spisu:
https://www.wroclaw.ap.gov.pl/sites/default/files/dokumenty/spis_dokumentacji_niearchiwalnej.rtf
Krok 3
Wystąpienie do prezesa właściwego sądu o zatwierdzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej. Spis dokumentacji niearchiwalnej powinien stanowić załącznik do wniosku, jednak z uwagi na jego znaczną objętość należy rozważyć, po wcześniejszym skontaktowaniu się z sekretariatem prezesa sądu wysyłkę spisu drogą elektroniczną.
Prezes sądu winien odesłać do komornika zatwierdzony protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
opatrzony pieczęcią i podpisem zatwierdzającym.
Krok 4
Wystąpienie do właściwego oddziału Archiwum Państwowego o wyrażanie zgody na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej. Wniosek może być wysłany za pośrednictwem skrzynki EPUAP. Do
wniosku należy dołączyć spis dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz zatwierdzony protokół
oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał2).
Po otrzymaniu zgody, możemy przystąpić do niszczenia akt!
